Lehren aus dem Two Oceans Marathon in Südafrika

Die globalen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie wurden besonders bei Sportveranstaltungen deutlich. Um die Ausbreitung des Virus zu begrenzen, wurden weltweit wichtige Ereignisse abgesagt, verschoben oder verschoben: Wimbledon-Tennis, Euro 2020-Fußball, Radfahren bei der Tour de France und Olympische Spiele 2020 in Tokio, um nur einige zu nennen.

In einer kürzlich von mir mit David Maralack von der Universität von Kapstadt durchgeführten Studie haben wir uns mit der Absage des beliebten Zwei-Ozeane-Marathons 2020 in Kapstadt an der Südwestküste Südafrikas befasst. Wir wollten sehen, welche Lehren aus dem Risiko- und Reputationsmanagement daraus und den daraus resultierenden Auswirkungen auf die vielen Stakeholder gezogen werden können.

Mit Schwerpunkt auf Sportmanagement haben wir den Rennleiter, frühere Vorstandsmitglieder und andere Interessengruppen interviewt, darunter Mitglieder der regionalen und regionalen Leichtathletikverbände und der Provinzregierung.

Die Stornierung wurde unter den gegebenen Umständen gut verwaltet, es wurden jedoch auch einige Bereiche hervorgehoben, die verbessert werden könnten. Es wurde deutlich, dass Veranstaltungen, die effektiv mit ihrer Teilnehmer- und Publikumsgemeinschaft kommunizieren, die besten Chancen haben, einen Sturm zu überstehen.

Der Marathon

Marathonlauf ist in Südafrika sehr beliebt und Menschen aus allen Lebensbereichen nehmen an den vielen angebotenen Rennen teil. Ein Ultramarathon ist länger als ein traditioneller 42 km Marathon. Bei den zwei Ozeanen sind es 56 km. Es gilt als eines der landschaftlich schönsten Ultramarathons der Welt, mit Blick auf den Tafelberg sowie den Indischen und Atlantischen Ozean.

Was 1970 als Trainingslauf für den anderen führenden Ultramarathon des Landes, den 90 km langen Comrades Marathon, begann, ist heute ein Festival-Osterwochenende voller Rennen. Im Jahr 2019 wurde die Veranstaltung 50 Jahre alt und hatte 34.000 Teilnehmer, vom Ultra-Marathon bis zum Familienspaß.

Der Wert der Veranstaltung für die Wirtschaft in Kapstadt und Westkap wird auf 672 Mio. R geschätzt. Vor den Rennen empfängt eine Laufausstellung im Cape Town International Convention Center an drei Tagen mehr als 55.000 Besucher. Das Rennen kostet 30 Millionen R für die Etappe und zieht eine beträchtliche Medienberichterstattung an.

Die 51. Zwei Ozeane, die vom 8. bis 11. April 2020 stattfanden, waren jedoch der erste Marathon, der in Südafrika aufgrund der raschen Verbreitung von COVID-19 weltweit abgesagt wurde. Es war auch einer der ersten Marathons, die auf der globalen Marathonbühne ausgetragen wurden.

Die Absage

Die Entscheidung, eine Veranstaltung abzusagen, ist nicht einfach. Dies war auch nicht sehr beliebt, da es nur drei Wochen vor Beginn der Veranstaltung vom Marathon-Board erstellt wurde. Es wurden bereits erhebliche Mittel ausgegeben, da der Großteil der Planung, Logistik und Vorbereitung abgeschlossen war.

Der Vorstand musste Kosten und wirtschaftlichen Nutzen gegen massive gesundheitliche Risiken abwägen. Auf dem Spiel standen auch der Ruf der Veranstaltung, Bedenken hinsichtlich ihrer Nachhaltigkeit sowie die Tatsache, dass die Athleten nicht erstattet wurden.

Mit 3.000 erwarteten internationalen Teilnehmern und der Hälfte der Teilnehmer von außerhalb Kapstadts waren die negativen wirtschaftlichen Auswirkungen des Verlusts dieser Sporttouristen ein zentrales Anliegen.

Freunde und Verwandte, die kommen, um die Läufer zu unterstützen, verbringen zwischen drei und sechs Tage in der Region – und einige bis zu drei Wochen im Land. Eine solche sporttouristische Veranstaltung ist ein wichtiger wirtschaftlicher Motor, der auch dazu dient, Kapstadt als Reiseziel zu vermarkten.

Viele Stakeholder

Die Daten wurden auf Schlüsselthemen analysiert, die aus unseren Interviews hervorgegangen sind. Es gab viele Lektionen zu lernen. Die Entscheidung zur Absage war angesichts aller beteiligten Stakeholder komplex.

Die Organisatoren überwachten die globalen Empfehlungen und nahmen an anderen Veranstaltungen in einer ähnlichen Situation teil. Sie berieten sich mit Regierungsabteilungen, Zulassungsbehörden, Gesundheitseinrichtungen und Universitäten. Zu den besonders wichtigen Stakeholdern gehörten das Race Medical Team, das Veranstaltungsbüro der Stadt und die Provinzbehörden. Vor der Absageentscheidung wurden Sponsoren und Veranstaltungspartner konsultiert.

Das medizinische Team wies nachdrücklich darauf hin, dass der Marathon die Sicherheit der Teilnehmer nicht garantieren könne. Die Universität von Kapstadt, die das Dorf zum Ziel des Rennens beherbergt, gab bekannt, dass sie geschlossen und für die Veranstaltung nicht zugänglich sein würden. Die Universität bietet als offizielles rennmedizinisches Team professionelle Dienstleistungen an und hatte eine kritische Stimme bei der Reaktion auf die Krise.

Eine fröhliche Frau in Laufweste und Shorts strahlt, als sie siegreich die Fäuste hochhält. Eine Rennassistentin steht mit einem weißen Handtuch an der Ziellinie bereit.
Die Südafrikanerin Gerda Steyn gewinnt die Two Oceans 2019.
RODGER BOSCH / AFP über Getty Images

Die Leichtathletik der Westprovinz spielte auch eine wichtige Rolle durch die nationale Leichtathletikbehörde Athletics South Africa, die mit dem Sportministerium zusammenarbeitete. Der Sportminister war Teil eines nationalen COVID-19-Kommandorats. Und die Tourismus- und Investmentagenturen, Sponsoren und Dienstleister, die viel zu verlieren hatten, mussten berücksichtigt werden. Diese Eingaben waren für das Board von entscheidender Bedeutung, um die gefürchtete Entscheidung zum Abbruch zu treffen.

Noch bevor Südafrika einen Katastrophenzustand im Zusammenhang mit COVID-19 erklärte, war Two Oceans der Ansicht, dass das Risiko einer Fortsetzung die Vorteile bei weitem überwiegt. Das Rennen wurde am 15. März abgesagt, 12 Tage nachdem der erste Fall in Südafrika entdeckt wurde.

Aus organisatorischer Sicht unterstreicht die Absage die Bedeutung des Markenrufs und dass die Veranstaltung nur so gut ist wie aufgrund der Unterstützung von Stakeholdern wie Läufern, Clubs, Sponsoren, Lieferanten und Zulassungsagenturen.

Gewonnene Erkenntnisse

Das Management der Stornierung war weitgehend erfolgreich in seinen Hauptzielen, die Gesundheit der Menschen zu schützen, gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten und die Marke zu schützen. Obwohl die endgültige Entscheidung akzeptiert wurde, erkannte die Organisation an, dass ihre Entscheidungsfindung und Kommunikation reaktionsschneller und agiler sein müssen.

Die Absage stieß auf Social-Media-Plattformen auf erhebliche Kritik. Die Läufer forderten Rückerstattungen oder die Aufschiebung der Teilnahmegebühren. Dies war nicht möglich, da die Finanzierung vertraglich an Lieferanten gebunden war. Die Interessengruppen unterstrichen, wie wichtig es ist, dass der Marathon in seiner Kommunikation stärker auf Läufer ausgerichtet ist.

Eine der wichtigsten organisatorischen Auswirkungen war die Erkenntnis, dass das Rennen nicht nur aus finanziellen Gründen ausreichend gegen Katastrophen geschützt war. Dazu gehören allgemeine Hinweise zu Reisen und Gesundheit, die die Sicherheit und den Rennbetrieb ergänzen könnten.

Aufgrund globaler Gesundheits- und Sicherheitsbedenken war eine Stornierung unvermeidlich und die Ergebnisse waren die besten, die unter den gegebenen Umständen erzielt werden konnten. Rennmanager und Stakeholder überlegten jedoch, was anders hätte gemacht werden können.

Vorausschauen

Von besonderer Bedeutung ist die Berücksichtigung des Hauptakteurs, des Läufers und der strategischen Partnerschaft mit der Provinzregierung und den Sponsoren. Rückerstattungen waren nicht möglich, aber ein reflexiverer und flexiblerer Haushaltsprozess kann erforderlich sein, um negative Auswirkungen zu begrenzen.

Die Pandemie hat die Organisatoren auch dazu gebracht, Alternativen wie virtuelle Rennen in Betracht zu ziehen – und folglich ihre traditionellen Marketing- und Sponsoring-Ansätze zu überprüfen. Die Berücksichtigung des digitalen Raums jenseits von COVID-19 eröffnet Marken enorme Möglichkeiten, sich im Laufe eines Jahres mit 35.000 Läufern zu beschäftigen, anstatt nur am Rennwochenende.

Von den Interessengruppen werden verbesserte Gesundheitsprotokolle mit effektiven Kommunikationsplänen verlangt. Es ist auch wichtig, dass die Veranstaltung eng mit dem Leitungsgremium zusammenarbeitet, um den Informationsfluss und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Der Zeitrahmen für die Planung des Ereignisses 2021 läuft bereits ab. In dieser Zeit der Unsicherheit nach COVID-19 müssen verschiedene Eventualitäten und Permutationen berücksichtigt werden – angetrieben von einem Konsultationsprozess, bei dem alle Beteiligten die gegenseitige Verantwortung tragen, um die Nachhaltigkeit der Veranstaltung sicherzustellen.

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